De tijd is aangebroken om jullie trouwfeest te organiseren. Sommige koppels doen niets liever dan alles zelf in handen nemen, maar vergis je niet: de to-dolijst is lang. Of je nu een klein en intiem feest plant of het liever groots aanpakt, een bruiloft uitstippelen vergt organisatietalent.
Geen nood, want je kunt je steeds laten ondersteunen door weddingplanners, ceremoniemeesters én natuurlijk je vrienden en familie. Vraag jij je af of het opportuun is om professionele hulp in te schakelen? En wat nu eigenlijk het verschil is tussen een weddingplanner en een ceremoniemeester? We bieden je alle antwoorden hieronder!
De weddingplanner: organisatie van a tot z
De tijd dat een weddingplanner exclusief was weggelegd voor wie een peperdure bruiloft plande, is verleden tijd. Tegenwoordig schakelen heel wat koppels voor zowel een groot als kleiner huwelijksfeest een weddingplanner in. Handig als jullie geen tijd hebben om alles tot in de puntjes te regelen, maar er zijn ook andere redenen waarom een weddingplanner een goed idee is:
- Jullie willen trouwen buiten jullie eigen regio of in het buitenland.
- Jullie hebben nood aan een neutrale mening om samen keuzes te maken.
- Jullie willen zeker binnen een bepaald budget blijven, maar houden niet van cijfers en/of opties vergelijken.
- Jullie zijn niet creatief, maar willen toch een originele trouwbeleving.
Budgetbepaling en persoonlijk advies
Een weddingplanner staat meestal in voor de volledige organisatie van jullie trouwdag. Heb je nog geen idee van een concreet budget? Dan helpt een weddingplanner jullie bij het opstellen van een budgetplan. Hij/zij geeft jullie ook tips en advies bij de verschillende keuzes die jullie moeten maken, waar jullie indien nodig op kunnen besparen en waar je best iets meer voor mag betalen op basis van wat jullie écht belangrijk vinden.
Selectie en communicatie trouwleveranciers
Hij/zij gaat binnen jullie budget en stijl op zoek naar de geschikte trouwleveranciers en vergelijkt de verschillende offertes én de contractvoorwaarden, die vervolgens met jullie besproken worden. Een weddingplanner zal nooit in jullie plaats een keuze maken, de eindbeslissing over met wie jullie samenwerken ligt nog steeds bij jullie.
Tip! Weddingplanners hebben een uitgebreid netwerk van trouwleveranciers en kunnen soms een mooie korting regelen. Zo hou je extra centen over voor die gedroomde honeymoon of dat extraatje dat op jullie nice-to-have wishlist staat.
Vervolgens staat de weddingplanner in voor de volledige communicatie en opvolging van de gekozen trouwleveranciers. Heb je een afspraak met een trouwleverancier om jullie wensen te bespreken, bijvoorbeeld de cateraar? Dan kan jullie weddingplanner meegaan om jullie budget in het oog te houden of te helpen bij het maken van keuzes.
Aanspreekpunt de dag zelf
Ook op jullie bruiloft is jullie weddingplanner aanwezig. Hij/zij heeft namelijk de volledige praktische planning geregeld en weet precies wat er wanneer te gebeuren staat en door wie. De dag zelf coördineert hij/zij alle betrokken trouwleveranciers en is het aanspreekpunt voor iedereen die met vragen zit. Zo kunnen jullie helemaal zonder zorgen genieten van jullie bruiloft.
Enkel hulp nodig voor een specifiek onderdeel? Dat kan!
Je kunt een weddingplanner ook voor een specifiek aspect inschakelen, bijvoorbeeld voor het vinden en regelen van een unieke trouwlocatie in het buitenland en bijbehorende catering.
De ceremoniemeester: jouw rechterhand op de dag zelf
Willen jullie als koppel zelf jullie trouwdag organiseren en wensen jullie enkel tijdens de bruiloft extra hulp? Dan is een ceremoniemeester precies wat jullie zoeken, want die leidt jullie trouwdag in goede banen. En hoewel een ceremoniemeester niet helpt bij de trouwplanning, zal hij/zij hier met veel plezier tips over delen en jullie mensen aanraden uit zijn/haar uitgebreid netwerk trouwleveranciers.
Opgelet! Een ceremoniemeester is niet hetzelfde als een ceremoniespreker. Een ceremoniespreker werkt samen met jullie de viering of ceremonie uit en praat alle teksten, liedjes, getuigenissen … op een liefdevolle manier aan elkaar.
Het aanspreekpunt voor iedereen
Op de dag zelf is jullie ceremoniemeester hét aanspreekpunt voor alle trouwleveranciers, maar ook voor jullie gasten. Hij/zij ontvangt jullie vrienden en familie, leidt hen de weg en beantwoordt al hun vragen. De ceremoniemeester zorgt er ook voor dat de enveloppendoos en cadeaus veilig worden opgeborgen.
Maar jullie ceremoniemeester is natuurlijk ook jullie aanspreekpunt en toeverlaat! Heb je nood aan een momentje rust, even hulp nodig of weet je niet goed hoe je moet omgaan met een bepaalde situatie? Jullie ceremoniemeester weet vast en zeker raad!
Een meester in timemanagement
Een ceremoniemeester zorgt ervoor dat alles vlot verloopt volgens de opgestelde planning. Heb je tijdens de voorbereidingen hier vragen over? Dan zal jullie ceremoniemeester jullie hier vast en zeker over adviseren. Want hoewel een bruiloft vaak een strakke planning volgt, mag die ook niet té strak zijn. Samen met de ceremoniemeester maken jullie op voorhand een gedetailleerd draaiboek.
Het gemeentehuis, de ceremonie, de receptie, het diner, het avondfeest … Alles start op een welbepaald tijdstip en dat vaak op verschillende locaties! Timing is key, maar als bruidspaar wil je natuurlijk niet voortdurend op de klok kijken. Iemand die jullie en jullie gasten meeneemt in de vooropgestelde flow is dan puur genieten!
De discrete brandjesblusser
Een ceremoniemeester houdt ook alles achter de schermen nauwlettend in het oog, want er loopt altijd wel iets verkeerd. Plots is de champagne op, de dj krijgt zijn installatie niet aangesloten, een paar toiletten zijn verstopt geraakt, die ene tante heeft toch net iets te veel gedronken … Weg sfeer wanneer je dit als bruidspaar zelf moet oplossen. Gelukkig staat een ceremoniemeester klaar om deze brandjes op te lossen zonder dat jullie hier ook maar iets van merken!
Liever geen professionele hulp?
Natuurlijk moet je geen weddingplanner of ceremoniemeester onder de arm nemen voor een goed georganiseerd huwelijksfeest. Misschien vinden jullie het gewoon heel erg leuk om samen jullie bruiloft te plannen of staat er een vriend(in) of familielid te trappelen om de organisatie op zich te nemen. Dat kan perfect!
Tip! Helpen vrienden of familie bij de organisatie? Zorg dan voor een duidelijke taakverdeling en spreek af wie waarvoor verantwoordelijk is tijdens de voorbereidingen en de dag zelf. Zo vermijd je misverstanden en discussies die de sfeer naar beneden kunnen halen.
Om ervoor te zorgen dat alles tijdig geregeld wordt, plan je vaste overlegmomenten tussen jou en je partner. En met de personen die jullie helpen. Stel een duidelijke takenlijst op en verdeel de verantwoordelijkheden. Geef elke to-do ook een deadline zodat die niet blijft liggen of misschien zelfs vergeten wordt. Neem ook al jullie afspraken met trouwleveranciers op in de planning zodat je hier goed voorbereid naartoe gaat.
Zit je nog met vragen die je graag wilt stellen aan een weddingplanner of ceremoniemeester? Spreek hen gerust aan op een van de Engaged trouwbeurzen. Kom langs in Amsterdam op 23 en 24 oktober 2021 of Brussel op 13 en 14 november 2021
